隨著復印機設備技術的進步，目前的數字復印設備普遍不具備打印、、復印、、掃描、傳真等功能。數碼復合機和普通復印機的主要區別是工作原理不同。普通復印機的工作原理是通過曝光、掃描，將原稿的光學模擬圖像通過光學系統直接投射到帶電的感光鼓上，產生靜電潛像，然后通過顯影、轉印、定影、的步驟完成復印過程。數碼復印機的工作原理是這樣的：首先通過CCD(電荷耦合器件)傳感器對曝光、掃描的原稿的光學模擬圖像信號進行光電轉換，然后將數字技術處理后的圖像信號輸入激光調制器，調制后的激光束掃描帶電的感光鼓，在感光鼓上產生由點組成的靜電潛像，再通過顯影、、轉印、、定影完成復印過程。

很多用戶經常混淆數字多功能機和一體機，因為它們幾乎都有打印、、復印、和掃描、傳真的功能。

復印功能是數碼復印機的核心功能，完全可以取代普通復印機。作為辦公室里的復印設備，它的復印性能和功能遠超傳統復印機。不僅可以存儲復制的內容，還可以導出許多獨特的復制功能。比如縮放拷貝、海報拷貝、名片拷貝、組合拷貝等功能可以幫助用戶實現很多非常實用的文件拷貝功能。

雖然是多功能打印機的擴展功能，但完全可以作為打印機使用。在打印速度、、打印質量、、紙張處理能力、、打印功能等方面與打印機完全一致，甚至在打印負載、單頁打印成本等方面都優于普通打印機。似乎沒有理由將其排除在印刷領域之外。